業務カイゼンツール 議事録カクンダー

こんにちわ！クエステトラの矢作です！

「有意義な会議を！」

会議は多くの人が時間をかけて行うものなので、行う限りは良い成果を上げたいものです。

会議の成果は、やはり「議事録」ということになるでしょう。

会議で何を決めたのか？そんなことを全て記録した「議事録」は会議における貴重な成果物ですよね。

今回は、会議開催の案内から議事録完成までをきっちりと進める、確実に議事録を仕上げるための仕組みを紹介します。

きっちりと会議の議事録を仕上げるための仕組みとして、「議事録カクンダー」というちょっとふざけたタイトルになってしまったことはご容赦ください^^;;
（前に書いたリマインダーという表現に影響されたことは否めない...）

議事録について次のような課題を解決したいと思っている人は、是非、この後も読み進めてくださいね。

＜議事録に関する課題＞

• 作成されない（ことがある）
• 誰も議事録を作成していない。
• 担当者が忘れてしまう。
• 議事録の内容が良くない。
• 実際に議論した内容と異なる。（ヌケ・モレがあるなど）

会議開催について、次の流れをきっちりと押さえることでこれらの課題を解決できます。

1. 主催者が会議開催案内を作成。
2. 会議終了後、議事録作成。
3. 参加者で議事録の内容を確認。
4. （必要に応じて）議事録作成担当者が議事録の内容を修正。
5. 議事録完成。

上記の業務をプロセス図にすると次のようになります。

このプロセス図には色々な工夫がされているのですが、今回の課題を解決するためのポイントは、会議開催案内を登録すると、必ず議事録作成担当者に「議事録作成」タスクが割り当てられるということです。

また、作成した議事録を◯◯部のメンバ全員で「議事録確認」を行えることも、議事録の品質を上げるための重要なポイントです。

このように、会議開催から議事録作成までを一連の業務プロセスとしてとらえ、これを Questetra BPM Suite でシステム化することにより、品質の良い議事録が確実に作成される仕組みが構築されます。

以下は「会議開催案内」タスク、「議事録作成」タスクの画面例です。

これまでの説明にちらほらと出てきていますが、今回の仕組みは Questetra BPM Suite で実現をしています。

SaaSで提供している、無料サービスも有りますので、興味がある方はこちらからお申し込みください。

今回はここまで！