2012-07-06

社内SNSの導入動向

Japanese trend of Enterprise Social Network


◆社内SNSブーム？

Enterprise Social Network, Boom?

社内SNSツールが注目を浴びている。本格導入を検討している企業も急増している様だ。
社内SNSとは「社内に閉じたFacebook」だ。社員は『今、何の仕事してる？』に応える形で投稿する。メールと違い「自由な発言」が飛び交い、また発言内容が相手に読まれない可能性もあるが、導入すれば確実に「社内メール」が減少する。


Enterprise Social Network tools are in spotlight; seems to have surged companies that are considering a full-scale introduction. Enterprise Social Network is, roughly speaking, almost like "Facebook closed to in-house".
Employees post their comments as they reply to a question of 'what are you working on?' Instead of email, there will be always flurry of "Feel Free Comments" though some of them might not be read by others. But it is sure it reduces in-house emails.


各メディアでも指摘されているが、Twiiter/Facebook誕生(2006年)でコミュニケーションの在り方が大きく変わり、2008年以降、企業内（そして企業間も）のコミュニケーションも『脱メール』が加速している、と言う潮流だ。


Each Media says that after the birth of Twitter / Facebook (2006), human communication has changed significantly, and since 2008, in-house communications rapidly shifting to 'De-email'. And it is the main stream.




◆社内SNSを3年間使ってみた

3 Years of Using Enterprise Social Network

『「社内SNS」４つのマナー』(2012-04-07)のエントリでも書いたが、我々の会社では2009年以降、社内SNSをフル活用してきた。ワークフロー製品を開発している会社だけに(?!!)、大雑把に言えば、「軽い情報」は社内SNSに投稿し、「重い情報」はワークフローでキッチリ流す体制にしている。
ウワサによれば、1人1日あたりの投稿数が「0.5件」を超えれば、社内SNSは『順調な運用段階』に入った言って良いらしいが、社内SNSを導入して3年経った今、1人平均「10件程度」の投稿が飛び交っている。そして、情報共有のための「社内メール」は全く使われなくなった。


We have been fully utilizing Enterprise Social Network in our company since 2009. Roughly speaking, we, as a company that developing Workflow products, utilize Enterprise Social Network for 'light information', instead of putting 'heavy Information' into Workflow.
They say, you can say the Enterprise Social Network has become the "smooth operational phase", when the average posts a day per person surpasses "0.5". But today, after 3 years of using it, in our company average of posts a day per person is 'about 10'. And "in-house mail" for information sharing is no longer used at all.

最近、「具体的にどのような発信があるの？」と聞かれることが多くなったので、調べてみた。ズバリ、以下を参照してもらいたい。これらの発信が原則全てオープンに行われ、そして『いいね！』クリックによる「確認や同意の意思」が飛び交う。

Recently, people often ask me 'what are they posting specifically?', so I have examined them. Just take a look at the followings. All these posts are originated openly, and then confirmations and agreement by clicking on "Good!"

＜新鮮な情報の共有＞（発信者→all）

「ライバル会社から、○○が発表された!!」
「○○様から注文書キタ━━━━(ﾟ∀ﾟ)━━━━!!」
「○○様の納入、ようやく完了しました。直帰します!!」


<Fresh Info Sharing> (Originator to all)
"Our rival company made press release on XXX"
"Yoo hoo! I got the contract with XXX!"
"Delivery to XXX is finally done now... I'm going hoooooome..."

＜簡単な告知＞（発信者→all）

「今日の会議は流会にします」
「珈琲豆買ってきました、どうぞ」
「休暇で〇○に行ってきました。休憩室に土産おいてまーす」


<Simple Announcement> (Originator to all)
"Today's meeting is postponed."
"Bought Coffee Beans. Enjoy!"
"Been to XXX on my vacation. Bought some sweets as souvenir to you all. At the lounge."

＜簡単な依頼＞（発信者→対象者→発信者）

「○○様に、折り返し電話をお願いします」
「以下の様な回答文を送ろうと思います。レビューして下さい」
「このタスク、引き取ってください」
「○○のリスト下さい」


<Simple request> (Originator to Target to Originator)
"Please call back to Mr.XXX"
"I'm going to send a reply as following.  Review on them please."
"Would somebody please accept this Task?"
"Somebody give me the List of XXX,please."

＜簡単な報告＞（発信者→対象者）

「ホームーページの○○の記載は、△△にした方がイイと思う」
「○○のファイル、誤植があったので直しておきました」
「電車に乗り遅れました。遅刻シマス…」


<Simple Report> (Originator to Target)
"I think it's better XXX than YYY for the description of on the Web site."
"I've found and corrected typo in XXX file."
"Oops, I missed the train. I'll be late."


社内が見渡せるようになるとも言うし、暗黙知が共有できるとも言う。（ま、ただ、実際に体験してもらわないと理解できないと思う）
You may have a bird's-eye view of your company. You can also get some implicit knowledge. However, that goodness doesn't come across...


◆ワークフローとの情報融合へ

To Integration of Information with Workflow

社内SNS製品の利用経験は、Yammer → (Chatter) → Questetra (自社製品) の変遷だ。
当初はYammerを使っていたのだが、半年もすれば『ワークフローに流れる業務データを参照した会話』に限界を感じるに至る。すなわち、ワークフロー内のURLを貼り付けたり、ワークフロー内の業務データを連携させたりしていたのだが、「ワークフロー」と「社内SNS」に業務データが別々に存在していたのでは、やはり助言や議論が活性化しづらかった。
そして、更に時を経て、「社内SNS」に書き込まれた情報も「ワークフロー」から参照したいと感じるようになる。

We have tried Enterprise Social Network, starting from Yammer, then Chatter, and finally Questetra (our own product).
First, we had been using Yammer, but after half a year, it led us to feel some kind of limitations to "conversation with referring the business data that flowing through the workflow". That was, we could hardly activate discussions or advices, because business data existed separately on 'Workflow' and 'Enterprise Social Network', even we wanted to copy & paste the URL described in Workflow, or to connect business data in Workflow.
And some time passed, we thought that we want to refer information written in 'Enterprise Social Network' from the "workflow".


そう感じてしまったら融合するしかない。
Ver 8.0 (2011年)にて、SaaSワークフロー「Questetra BPM Suite」に社内SNS機能を標準搭載した次第だ。実際に１年間、毎日活用し、ワークフローと社内SNSとの相性の良さを実感している。

Once we feel this way, we have no choice except integrating them.
At Version 8.0 (2011), we have implemented Enterprise Social Network feature to our SaaS Workflow 'Questetra BPM Suite'. We have found the good compatibility with the workflow and Enterprise Social Network, after actual everyday use for one year.


◆社内SNS「製品」ではなく社内SNS「機能」としての考察

Considerations on 'Enterprise Social Network feature', not 'Enterprise Social Network product'

ワークフロー製品に「社内SNS機能」を搭載するに際して、行った考察は以下の通りだ。ただ、いくら言葉で説明しても分かるまいとも思っている。「体験してみたいな」と思った方は、無料アカウントに申し込んでいただきたい。

The followings are our considerations on implementation of 'Enterprise Social Network feature' to Workflow product. However we know you will not know even if how many words to explain with.  If you think you want to try, please apply to Free Trial.


＝＝自動投稿＝＝
Automated Posting

日常の業務処理（ワークフロー処理）が自動投稿できる。
Facebookゲームのレベルアップが自動投稿する仕組みにも似ているが、仲間がどんな仕事をしているかが分かるようになる。上司視点で言えば、チーム内の今を把握できるようになる。更には実際のワークフロー進捗を簡単に参照する事もできるので、各仕事に紐付けた議論も可能だ。これは Chatter（有償版）や LotusLive Connections にも同じ思想がある。
実際に運用してみると、上流作業者に意思を確認したり、下流作業者への予告をしたりと、ワークフローを円滑に処理するための補完的なコミュニケーションにも活用できることに気づく。

Task completions (Workflow processing) of everyday will be posted automatically.
You will know on what your co-worker is working, like automated Post in Facebook games. From a supervisor's point of view, you can grasp the current of your team. Furthermore, it enables discussion associated to each work by referring actual progress of workflow. There are the same concept of this in Chatter and LotusLive Connections.
On actual operation, it can be used as complementary communication to smooth Workflow processing, such as confirming upstream Worker's intention or to notice to the downstream workers.



＝＝URL共有＝＝
URL Sharing

業務を処理する時に、インターネット上の情報を参照する事は多い。
Questetra の社内SNS機能では、投稿時にも、投稿への返信時も、URLを明確に「添付」できるようにしている。また意外と社内SNS製品では実現されていないのだが「複数のURL」も明確に添付する事が可能だ。リンク先のページタイトルが取得されるため、クリックする前にリンク先の概要が分かる。業務効率化の観点では重要だ。

When processing a business, we often refer to information on Web.
In Questetra's Enterprise Social Network feature, it is available to paste hyperlink URL as attachment both in post and in comment to the post.  And also available to paste 'multiple URL', which in most of Enterprise Social Network product can't. For title for the linked page is retrieved, you can find an overview of the link before clicking.  In terms of operational efficiency, it is important.






＝＝画像の共有＝＝
Images Sharing

現場写真や参考資料など、画像情報を助言資料として添付するケースは少なくない。
Questetra の社内SNS機能では、画像ファイルの添付時に小画像表示(サムネイル)される。クリックで、ポップアップ・プレビューも可能だ。また、こちらも社内SNS製品では意外と実現されていないのだが「複数の画像」を明確に添付する事もできる。

Cases of attaching images, such as the field photos or reference material, are never be less.
In Questetra's Enterprise Social Network feature, the images are displayed as thumbnails; pops up on click to preview. And this is also rare for Enterprise Social Network products as well, multiple images can be attached clearly.




＝＝「トピック」のフォロー＝＝
Follow Topics

社内の業務情報は「ヒトのフォロー」だけでは十分ではない。
Facebookであれば、友達の発信情報を補足すれば良い。しかし社内の情報を補足する観点では、例えば「納品」や「トラブル」に関する情報は、誰の発信であれ捕捉したい。Questetra の社内SNS機能では、Twitterで言う所の「ハッシュタグ」をフォローする事ができる。これは Yammer にも同じ思想がある。

It is not enough to 'follow people' for business information.
For Facebook, it is enough to follow your friends and their information. But to follow information in business, you must follow information of such as 'Delivery' or 'Trouble', no matter who shares them. In Questetra's Enterprise Social Network feature, you can follow something like Hashtag on Twitter. Yammer has the same concept as this.


＝＝組織へのメンション＝＝
Mentions to Organization

業務上の情報を「誰」に伝えればよいのか、個人名が分からないケースは少なくない。
Questetra の社内SNS機能では、例えば「営業部の誰かに伝えるべき情報」において、（個人に対するメンション「@佐藤」ではなく）、営業部に対するメンション通知を設定できる。「%営業部」の様な書式で書き込むと補完される。

To whom you should tell the business information, in some cases you don't know individual name. In Questetra's Enterprise Social Network feature, you can put Mention to Organization (not to person such as '@Sato') on information that 'somebody in the organization to be told'. Described with '%' on top (e,g, %Sales).


＝＝「ナレッジ」の可視化＝＝
Visualizing Knowledge

投稿される「情報」は知識だ。
ただ単に自由に投稿され、すべてが流れて行ってしまうのではもったいない。「いいね！」以外に、もう少し詳細な情報をクリック・アクションで付加したい。そこで、情報の緊急度(時間軸)で「トラブル」、情報の資産度(重要軸)で「ナレッジ」のリンク・アクションが取れるようにしている。

Each information posted is Knowledge.
It is wasteful to be simply posted freely, and flown away. We would like to add few more detailed information by clicking on them, other than 'Good!'. So we added two more actions, 'Trouble' for its urgency and 'Knowledge' for its asset-ness.


◆まとめ

Conclusion

色々と書いたが、やはり体験してもらうしかない。。。

I wrote too much. It is the best way to experience...



PS
Yammer、 Chatter、 Talknote等の「社内SNS製品」とQuestetraの「社内SNS機能」を比較するに、どの様な弱点があるか。Questetra の社内SNS機能には、今のところ「ダイレクトメッセージ機能」がない。あっても良いとは思っているが、オープンにしない情報伝達のあり方を模索している。また今のところ「シェア機能」がない。こちらもあっても良いとは思っているが、社内にあって情報爆発させる必要性は無い様にも感じている。さらに「プロフィール機能」がない。投稿者の写真設定は推奨しているが、学歴・自己紹介文等の設定項目は用意していない。あるべき姿が悩ましい。Chatterは16言語をサポートしているが、Questetraは7言語のみ。。。

PS2
ちなみに LINE は楽しい。良く出来ている。「スタンプ」は社内SNSにも有効だ。



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  • 「忘れずにコナス」、これも日常業務ではダイジだ!! http://ja.workflow-sample.net/2012/07/blog-post.html
  • 「うるう秒」で過負荷現象 http://fb.me/1CaU5wRcM
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  • (どうでもイイと言えば、どうでもイイんだけど…) 母校の「体育祭」、再び『トリハダ』に登場!! 〔放送日：7月10日(来週火曜日)〕
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