業務カイゼンツール・お仕事リマインダー！

こんにちわ！クエステトラの矢作です。

今回は組織における業務カイゼンの話ではなく、個人の業務カイゼンのお話。

最近、私（矢作）が重宝しているツールは「お仕事リマインダー」。

リマインダーはその名のとおり「何かを思い出させてくれるもの」。しかるべきタイミングに、やらなければならないことを思い出させてくれるものです。

• このメールへの返信が3日間ない場合には電話しよう。
• このお客様には3ヶ月に一度電話することにしよう。
• この契約が切れるのは12月末なので、12月に入ったら手続きしよう。

などなど、今すぐではなく、しばらく後に遂行しなければならない、ということは往々にしてあります。こんな時にリマインダーが役に立ちますよね。

私（矢作）が使っているリマインダーは、特別なものではなく、設定した時刻にリマインドメールが自分宛に届くというシンプルなものです。

まずは設定画面。この画面でリマインド情報を設定します。

リマインドメールが送信される時刻、宛先、メールの件名（subject）や本文（body）などを入力します。

すると、指定した時刻にメールが届きます。メールの内容は設定したリマインド情報のとおりですね。

このメールを見て「そうそう、OX商事の山田さんに電話しないと！」と忘れずに急いで電話して、「あー忘れずに電話できてよかった〜めでたしめでたし。」

まさに、

リマインダーが私（矢作）にしなくてはならないことを思い出させてくれるリマインドメールを送信してくれた

のですが、このリマインダーはここで終わりません。（終わることもできます）

リマインダーにより忘れずに遂行することができた仕事の結果を書き込み、次のリマインド設定を行うことができるのです。

自分が設定したリマインド情報は、リマインドメールが送信されると一覧になって上の画像のように表示されます。今回の OX商事の山田様への電話 に関するリマインダ情報をクリックすると、次の入力画面が表示されます。

最初に設定したリマインド情報が表示されますが、上記画面のように、画面下部のメモ欄に今回の対応結果を記録します。

そして、前回に設定した内容を少し変更して、次のリマインドメールが送信される情報を設定します。

このようにすることで、次のリマインドメールが届いたとき、前回の対応結果を確認して（思い出して）から対応することができるのです。

リマインダーは、（Google Calendarのような）カレンダーの通知メール機能でも代用できるものもありますが、予定とタスクが混同するとカレンダーが非常に見づらくなるので、今回紹介したリマインダーが大変気に入っています。

このリマインダーは、是非とも皆さんにも使っていただきたいのですが、利用するのは簡単。

この仕組は Questetra BPM Suite で実現しています。

次のような業務プロセスを定義すると、先程のリマインド情報の設定画面で設定したとおりに、自動的にリマインドメールが送信されるようになります。

この画像をぱっと見て「ほうほう、タイマー中間イベントとメッセージ送信中間イベント（email）を組み合わせて実現しているのかぁ」と言える人はかなりの Questetra BPM Suite マニアです^^

「内容入力」タスクで、その後に続く「タイマー中間イベント」にセットする時刻を設定します。「タイマー中間イベント」はセットされた時刻になるまで、プロセスをストップさせます。そして、セットされた時刻になれば、プロセスを再度スタートさせ、次の「メッセージ送信中間イベント（email）」に処理が渡ります。

メッセージ送信中間イベントは「内容入力」タスクで入力された、件名（subject）、本文（body）、宛先などの情報を自動的にメールにして送信します。これがリマインドメールになるわけですね。


Questetra BPM Suite SaaS Edition には無料の体験版がありますので、是非お試しください。

Questetra BPM Suite はこのように個人の業務カイゼンに役立つツールとしても使えるので、色々な使い方をお試しください。

ちなみにここで紹介している「お仕事リマインダー」プロセスモデルは、ここからダウンロードしていただけます。Questetra BPM Suite をご利用の人は是非インポートしてお試しくださいませ。


今回はここまで！